Gestão de Condomínios

Partindo de um dos princípios da economia se referindo aos recursos que são difíceis e escassos, adquirir crédito no Brasil para empreender é muito caro e olhando pelo lado do governo, os quais os investidores são cautelosos em investir no Brasil, inibindo assim, o desejo dos investidores de empregar seu capital. Por falta de uma de instabilidade da moeda nacional e Leis que são publicadas e alteradas constantemente, aumentando impostos e com a exagerada burocracia clássica, torna um cenário impossível de atrair investidores.

Outro ponto é a falta de mão de obra especializada em administrar bens e recursos financeiros.

Temos observado no mercado escritório fazendo a contabilidade de um condomínio e a administração também, confundindo muitas vezes o objetivo principal das duas atividades, onde no contrato de prestação de serviço celebrado afirma somente executar serviços voltados à contabilidade e na prática administrando o condomínio, assumindo toda a parte de contas a pagar, a receber, contratação de prestadores terceirizados, muitas das vezes não fazendo tomada de preço e toda a função de uma administradora, mas com falhas em vários processos. Todo esse serviço seria de resposabilidade do síndico.

Estudando estatutos e leis, o síndico deve ser responsável pelo regulamento do condomínio e os apontamentos de obras e contratações através de votação e não ter plenos poderes para assinar documentos isoladamente, sem estudos técnicos e financeiros junto ao escritório contábil ou administradora. Geralmente a pessoa não entende de finanças e até por uma boa vontade, mas por falta de conhecimento,  acumula obrigações financeiras sem devida urgência comprometendo o caixa do condomínio. Isto é gasta mais do que arrecada.

Separamos alguns fatores relavantes para uma boa administração aliada com a tecnologia.

Propomos que as contas fiquem online e disponíveis em nosso site do próprio escritório balanços, balancetes, e todos os relatórios acessórios que possam esclarecer ao morador o que está acontecendo com as contas de seus respectivos condomínios. Isto é Transparência e Clareza da administração. Não há o que esconder devemos apresentar os balancetes reais do condomínio . Pois ao perceber que as contas não estão em harmonia o próprio  morador pode pedir explicações das contas, despesas e fatos contábeis. Hoje vivemos duvidosos com várias entidades brasileiras e também deixar isso ocorrer em moramos.

Existe muita prática de Síndicos que aniquila o morador de pedir explicações para tal situação financeira, devido o motivo do morador não comparecer em reuniões muitas das vezes improdutivas.  Devemos ter balanços e outros demonstrativos em mãos assim que o morador desejar. Por uma questão de ética mesmo. Só poderá perder o poder de voto o morador que não cumpri com as obrigações financeiro do condomínio.

Hospedando em um site com senha e login específico para os moradores podemos ter mais objetivos e clareza nas informações. Sem custo adicional ao morador.

Outro ponto Relevante a destacar a tomada de preços feita a fornecedores no qual os regimentos internos são claros na hora de contratar prestadores ou empresas que fornecem materiais, para que não seja beneficiado tal forncedor e que tenha uma tomada de preços e compra de produtos com valores bons e de qualidade objetivando economia ao condomínio.

No processo de tomada de preços muitas administradoras estão adquirindo produtos e serviços além do preço que o mercado pratica. Assim , não há como tomar todas as ações para que garantam que aquele fornecedor tenha capacidade de cumprir um contrato e fornecer material.

Existe como avaliar este fornecedor ou prestador através de consultas as certidões negativas de débitos em vários órgãos governamentais, garantindo assim que estas empresas estejam regulamentadas e pagando seus impostos. A tomada de preço deve seguir os padrões do estatuto com um número mínimo de participantes e preços compatíveis com o mercado.

Observar como é séria a informação, no caso de um prestador de serviço de portaria e limpeza, onde a prestadora que não recolher os impostos, o condomínio é responsável pelos recolhimentos e encargos sociais gerados por esta prestação de serviços.

Mas para as pessoas isso já vem discriminado no balancete do mês. Fazemos a guia deve estar recolhida e a certidão negativa de débitos junto ao INSS e FGTS deve estar em situação regular.

Outro fato relevante é que vemos acontecer, é o aumento do valor do preço acordado em contrato, ao celebrar o contrato de vigência de um ano o prestador é que deve analisar se vai conseguir honrar o contrato o estudo e proposta de preços deveria ser elaborado com maiores informações. No meio da vigência do contrato de prestação de uma prestador de serviços de  portaria a prestadora chega e afirmar que os valores não cobrem os custos, que houveram custos adicionais. Isso não pode ocorrer pois existe um contrato celebrado e com vigência e a renovação deve seguir após o vencimento e corrigido com base a indicadores da economia.

Uma boa administração do condomínio faz valer o contrato celebrado até o fim do mesmo.

Percebemos que administradores e síndicos a cada renovação trazem prestadores melhores, que trazem brindes bens ao condomínio e quando saem levam tudo e os valores de seus contratos já estão previstos nos custos. É necessário uma boa administração e forte negociadores para que os bens e direitos dos moradores sejam preservados. Existe caso que a prestadora deu supostamente de presente todo equipamento de segurança e cameras e ao sair deixou o condomínio na mão. Sem pedir um prazo para a adequação ou troca do equipamento.

Outro ponto abordado pela nossa administração é o controle financeiro.

Arrecadações frequentes sem critérios, se já houve um estudo das contas e uma aprovação orçamentária.  Quais os motivos que estão levando o condomínio arrecadar além dos valores acordados.

O Síndico ou a Administradora não se preocupa em receber os cotas em atrasos e recorrem frequentemente a arrecadações e a composição de caixa.

Adiantamentos de salários, honorários a fornecedores a funcionários,  isso está na contra mão de qualquer administração séria a não ser que for um caso de saúde em  que o conselho se reúna e tome a decisão naquele momento da existência da possibilidade de uma ajuda. Já foram relatado ao nosso escritório de que os honorários de uma prestadora estava adiantado um mês e a empresa não tinha pago os funcionários do próprio condomínio. Fica claro a falta de conhecimento e de gestão isso não pode ocorrer.

E, se ocorrer o adiantamento de algum fornecedor, que exista uma vantagem para o condomínio um desconto nos honorários, devem ser negociadores experientes nesta questão pois com recursos financeiros não se brinca.

Seguir o dissídio coletivo e observar todas as Leis trabalhistas de prestadores internos do condomínio evitando multas e outros  problemas com sindicatos.

Promover um equilibrio entre serviços e e número de funcionários, hoje sabemos que não é possível acumular funções e também somos experiêntes em saber que não é necessário um jardineiro 8 horas por dia este serviços pode ser quizenal por uma prestadora. E que o equilibrio seja feito que não comprometa os serviços e nem a capacidade física de um prestador de serviço.

Por último com todos os problemas sanados ou regras bem específicas com metas cobradas diariamente a todos os envolvidos prestadores e administração. Isso causará um certo conforto aos moradores vindo o exemplo do Sindico, Adminstradora, Escritório Contábil e colocaboradores.

Esse trabalho foi desenvolvido pelos Contadores Cesar Vieira e Karina Vieira

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